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I Sistemi per la responsabilità sociale hanno assunto in questi anni una sempre maggior importanza poichè costituiscono uno strumento di analisi della realtà aziendale in quanto sistema complesso che si basa su relazioni (spesso non immediatamente rilevabili) con le risorse materiali, ambientali e umane. Tale sistema per sua stessa natura ha un impatto difficilmente quantificabile sulla realtà circostante (sia essa sociale, ecologica o economica).

Una tale complessità di relazione necessita di strumenti che permettano di "estrarre" i dati utili e razionalizzare gli aspetti fondamentali del sistema così da poter prendere decisioni motivate e ottimizzare la propria struttura organizzativa, un imperativo da non trascurare in un mercato sempre più competitivo.

Il bilancio sociale può essere inteso sia come processo che come prodotto. Come processo in quanto metodo attraverso cui si costituisce la rendicontazione sociale dell'azienda (che per le realtà che si muovono nell'attuale sistema economico assume importanza fondamentale). Questa analisi può però essere vista anche come prodotto perchè è il risultato del processo di cui sopra che si concretizza in un documento destinato ai portatori di interesse (o stakeholder) verso l'azienda, ma anche verso coloro che, non conoscendola, possono in questo modo ricevere informazioni significative.

Il processo di redazione del bilancio sociale è riassumibile in fasi:

• decisione della direzione di intraprendere un dialogo continuo con gli stakeholder
• identificazione degli stakeholder chiave (ovvero quelli influenti per le attività della realtà in esame e quelli che vengono invece influenzati da tale attività)
• costruzione di modalità di confronto per attuare il dialogo permanente di cui al primo punto
• individuazione di opportuni indicatori (dati e informazioni di cui già si dispone o di cui si potrebbe facilmente disporre, per avere un quadro di "ciò che l'azienda fa")
• monitoraggio degli indicatori
• identificazione delle azioni di miglioramento (con implicita definizione degli obiettivi per il futuro)
• predisposizione, verifica e pubblicazione del rendiconto finale
• feedback/restituzione da parte degli stakeholder (cosa ne pensano?, dice quello che a loro interessa sapere?)

In conseguenza di quanto fin qui esposto emerge che il documento di bilancio sociale è un documento autonomo che si affianca alla comunicazione tradizionale, è redatto periodicamente (di norma alla fine di ogni esercizio annuale) ed è un documento consuntivo con linee programmatiche per il futuro. Presenta profondi legami con il tema dello sviluppo sostenibile in quanto descrive e rendiconta scindendo tra:

1. politiche prevalentemente sociali (e il loro impatto)
2. politiche a contenuto strettamente economico-finanziario (quali valori)
3. politiche di gestione ambientale (e la loro correlazione all'attività)

Il suo obiettivo fondamentale è offrire a tutti gli stakeholder un quadro complessivo di ciò che ha fatto l'azienda (le sue "performance") in un certo periodo di tempo (ad es. l'anno di riferimento).

Per comodità il documento è redatto in sezioni chiave che forniscono risposte su: identità della realtà in esame (chi siamo); attività (cosa facciamo); stretegie, politiche e progetti; assetto dei valori; modelllo organizzativo; risultati.

Inoltre il bilancio sociale può anche contenere i giudizi degli stakeholder (pareri, opinioni ed esperienze), le proposte di miglioramento (ossia impegni per il futuro) e il modulo di valutazione del bilancio stesso (per raccogliere un giudizio).

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